„die haben Sie ja in Ihrer Kundendatei“

Wenn wir einen Auftrag annehmen, egal ob Fahrrad- oder Zubehörbestellung oder Reparaturauftrag, fragen wir auch regelmäßig die Telefonnummer des Kunden ab, um im Falle eines Falles über Verzögerungen o.ä. informieren zu können. Hin und wieder bekommen wir darauf diese (oder eine ähnliche)  Antwort: „Die kann ich nicht auswendig, aber die haben Sie ja in Ihrer Kundendatei.“ Nun ja. Hier ein exklusiver Blick in bzw. vielmehr auf unsere Kundendatei:Kundendatei bestehend aus zwölf Karteikästen

Wir können in den zwölf langen A6-Karteikästen zwar sämtliche Aufträge seit Gründung dieses Unternehmens am 01.02.2014 nachvollziehen, es dauert aber immer ein bisschen, so dass die meisten Kunden schneller sind, wenn sie die Nummer kurz auf ihrem Handy raussuchen oder uns spontan anrufen, so dass wir die Nummer vom Display unseres Telefons abschreiben können.

Nächstes Jahr wird das aber anders. Vor schon fast zwei Wochen habe ich unser neues Kassensystem beauftragt, das dann auch elektronisch Kundendaten und Aufträge verwaltet und uns ein wenig Arbeit abnehmen soll. Wir sind gespannt.

Schon vor Beginn meiner Selbstständigkeit habe ich mich mit dem Thema beschäftigt und bin beim Kassensystem des Unternehmens Velodata hängen geblieben. Leider waren die Zahlen des Vorgänger-Unternehmens an dieser Stelle in Teltow nicht gut genug, um der Bank glaubhaft machen zu können, das Kassensystem müsse auch noch mit in das Existentgründerdarlehen aufgenommen werde. Aber es hat ja dann auch so ganz gut funktioniert.

Vor zwei Jahren war die Überlegung zum Umstieg auf das Velodata-System wieder aktuell, ich hatte nur nicht genug Zeit für einen Wechsel übrig. So bekam die alte Kasse ein Update und durfte vorerst weitermachen.

Mit Neueinstellung eines weiteren Mitarbeiters ist es nun langsam an der Zeit, ein paar Abläufe einfacher zu gestalten, was insbesondere für die Werkstattplanung gilt und nur mit elektronischer Hilfe umsetzbar ist. Da sich nun außerdem abzeichnete, dass wegen einer vom Bundesministerium für Finanzen geforderten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE), unsere alte Kasse bald nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen genügen wird, habe ich mich im Sommer diesen Jahres wieder auf die Suche nach einem Kassensystem gemacht, dass gut zu meinem Fahrradladen passt.

Ich habe mir noch einmal alle auf die Fahrradbranche spezialisierten Anbieter (was mindestens ein halbes Dutzend sind) genau angeschaut und deren (Soft-)Ware mit meinen Anforderungen abgeglichen. Meine Wahl fiel schon wieder auf Velodata. Aus drei wesentlichen Gründen, die ich bei keinem anderen Anbieter in dieser Konstellation gefunden habe: 1. Das System läuft nicht in der Cloud. 2. Das System läuft auf einem Linux-Server.  (Ich habe übrigens später bei Heise.de einen interessanten Artikel zum Einsatz von Windows 10 beim Umgang mit sensiblen Daten gelesen.) 3. Der Anbieter beschäftigt sich intensiv  mit den gesetzlichen Vorschriften für Kassensysteme und ist auch am Verfahren zur Kassengesetzgebung beteiligt – und ist der einzige, den ich gefunden habe, der damit offensiv umgeht. Die beiden erstgenannten Gründe finde ich übrigens überaus wichtig für die Sicherheit der Kundendaten, die uns anvertraut werden.

Nachdem wir in der zweiten Oktoberhälfte dann das System einmal demonstriert bekommen haben, um beurteilen zu können, ob wir damit zurecht kommen werden, waren noch ein paar Kleinigkeiten zu klären (für mich mit mir selbst zu klären war insbesondere: Mit welchem Umfang starten wir und was ergänzen wir später?), habe ich das neue Kassensystem nun also endlich bestellt.

Ein paar Tage wird es noch dauern, bis es bei uns eintreffen wird. Ich rechne damit, das wir es dann zum Jahresbeginn 2020 produktiv einsetzen können. Zur Zeit bin ich dabei, schon einmal die Handbücher durchzuarbeiten. Nach allem, was ich bislang gelesen habe, denke ich, dass es gut wird.